StorageMinds - E-mail archivering

E-mail is onmisbaar binnen een onderneming vandaag de dag: het heeft de traditionele papieren en verbale communicatie als belangrijkste onderdeel in de Corporate communicatie infrastructuur vervangen. Het overgrote deel van de ondernemingen beschouwt email als een uitvoerbaar en betrouwbaar medium voor het opnemen van orders, de vertrekking van een goedkeuring, het formaliseren van contracten en het bespreken van gevoelige aangelegenheden. De consequentie hiervan is dat het Corporate email systeem nu een grote hoeveelheid aan confidentiele informatie bevat die eerst alleen was opgeslagen op papier.

De afhankelijkheid en het gebruik van e-mail is toegenomen evenals de eisen die door de wetgeving worden gesteld. E-mail heeft dezelfde bewijslast in de rechtbank en is even kritisch voor een onderneming om te behouden als papieren documenten.

Ruim 60% van de bedrijfskritische informatie die een e-mail gebruiker nodig heeft voor zijn werk ligt opgeslagen in het e-mail systeem. De opslag van het e-mail systeem groeit jaarlijks met 40% vanwege het groeiende gebruik van e-mail, het toenemende gebruik van attachments en toenemende afhankelijkheid van gebruikers op e-mail.

Elke onderneming moet zijn gegevens in het e-mail systeem bewaren. Hoewel ondernemingen in de financiële sector en de gezondheidszorg te maken hebben met de meest strikte eisen, zijn alle ondernemingen in elke industrie verplicht om e-mail documenten en andere elektronische media te bewaren.

Een slechte uitoefening van het beleid voor het behoud van e-mail berichten stelt de organisatie bloot aan massa's wettelijke problemen, mogelijke hoge boetes, afbreuk aan de reputatie van de onderneming en andere problemen. Een archiveringssysteem kan het overgrote deel van de problemen oplossen die in de eerste plaats plaatsvinden. Een goede strategie voor een onderneming is dan ook een archiveringssysteem in te zetten die controle heeft over de e-mails voordat er problemen ontstaan.

StorageMinds biedt de oplossing om e-mails en attachments in een enkele, veilige repository op te slaan. Iedereen die daartoe geautoriseerd is kan e-mail berichten zoeken, vinden en inzien en de levenscyclus van de e-mails kan gemanaged worden.