StorageMinds - De digitale mailroom

Binnen de digitale mailroom worden alle binnenkomende documenten onafhankelijk van de inhoud, formaat of herkomst vastgelegd, geclassificeerd en direct beschikbaar gesteld aan de medewerkers binnen de organistatie.

Voor ondernemingen is het vandaag de dag een complexe aangelegenheid om goed om te gaan met bedrijfskritische informatie die de onderneming in gestructureerde, ongestructureerde en in papieren en digitale vorm binnenkomt. Het is hierbij een uitdaging om deze input aan informatie op een zodanige wijze te verwerken dat de juiste informatie bij de juiste mensen terecht komt en wel zo snel mogelijk.

Binnen de traditionele postkamer worden alleen documenten in papieren vorm verwerkt waarbij er vaak veel tijd overheen gaat voordat personen binnen de organisatie over de voor hun belangrijke informatie kunnen beschikken. Daarnaast kan het gebeuren dat er documenten gedurende het proces vanaf de postkamer naar de geadresseerde verdwijnen. De traditionele postkamer biedt geen oplossing voor de binnenkomende e-mails, faxen, webformulieren en online interne en externe communicatie stromen etc.

De digitale mailroom echter draagt ertoe bij dat niet alleen de traditionele postkamer procedures geautomatiseerd worden maar het gehele informatie proces. Er wordt één virtuele "voordeur" gecreëerd naar het Enterprise Content Management Systeem.

De digitale mailroom voorziet in één enkel punt waar alle informatie de onderneming binnenkomt: correspondentie in papieren vorm, faxen, e-mails en online interne en externe communicatie stromen. Het is mogelijk deze documenten door te sturen naar de juiste afdeling of persoon. Rapportages kunnen worden gemaakt aangaande de status van documenten binnen het proces en via auditing is na te gaan wie wat binnen de organisatie met het document heeft gedaan. De digitale mailroom en de opslag van de documenten in het Enterprise Content Management Systeem zorgen ervoor dat uw onderneming voldoet aan de huidige regelgeving: Sarbanes-Oxley, Basel II, Remano, privacywetgeving etc.