Digitaal personeelsdossier

Uw personeels administratie bevindt zich op dit moment nog in orders, of in orders en deels in de computer. U bent op zoek naar een manier om uw papieren dossiers te digitaliseren en/of samen te voegen met uw digitale dossiers.

Compliance- en andere regelgevingvereisen een steeds grotere mate van transparantie in archivering en dossiervorming van personeelsgegevens. Daarnaast worden de personeelsdossiers door nieuwe regelingen steeds dikker en neemt het aantal dossiers als gevolg van parttime en duobanen toe.

Het is tijdrovend en lastig om bijvoorbeeld een contract terug te zoeken of bepaalde documenten in meerdere dossiers terug te zoeken. Met een digitaal personeels dossier heeft u deze problemen niet meer.

Hoe werkt het?

Scannen

Het is heel eenvoudig, u scant al uw dossiers en door ze de juiste kenmerken mee te geven bij het inscannen worden te op de juiste plek in het digitale archief geplaatst. Dit gaat geheel automatisch. Wanneer de dossiers zijn ingescand kunt u gemakkelijk, fulltekst zoeken op documenten over meerdere dossiers tegelijkertijd.

Zoeken

Onderstaand een zoekscherm binnen het Versatile digitaal archief. Hierin geeft u bijvoorbeeld aan dat u opzoek bent naar het paspoort van een bepaalde medewerker. Binnen enkele seconden wordt het zoekresultaat getoond en kan het paspoort middels de document viewer ingezien worden.

Versatile zoekscherm (klik op het scherm ter vergroting)

U hoeft zich niet meer druk te maken dat delen van een dossier niet meer in een order zitten of dat een dossier zoek is. In het digitale dossiers is de authenticiteit van het dossier gewaarborgd.

Versatile zoekresultaat in de viewer getoond (klik op het scherm ter vergroting)

Toevoegen annotaties zoals post-it's (klik op het scherm ter vergroting)

De viewer biedt de mogelijkheden om bijvoorbeeld een annotatie (post-it) op het document te plakken of andere wijzigingen aan te brengen. Bij het plaatsen van een annotatie op een document binnen Versatile blijft de authenticiteit van het document gewaarborgd.

Toevoegen annotaties

Routen en workflow

Documenten kunnen middels het Versatile digitaal archief ook ter goedkeuring naar een collega gestuurd worden.

Uitbreiding en koppelings mogelijkheden

U kunt het archief uitbreiden, geheel naar uw werkwijze met de functionaliteiten die u wenst. Ook kunnen eenvoudig koppelingen worden gemaakt met bestaande systemen en beschikt de Versatile Software over een viewer waarmee u vanuit iedere applicatie documenten kunt inzien.

De voordelen uiteengezet:

Middels de inzet van een digitaal personeelsarchief zijn voor een personeelsafdeling snel een groot aantal voordelen te realiseren:

Alle documenten binnen het personeelsdossier zijn middels één druk op de knop beschikbaar. Van beoordelingsverslagen tot salarisslips van contracten tot het geldige ID-bewijs of e-mail.
MS-Office documenten (Word, Outlook, Excel, Powerpoint) kunnen direct vanuit de MS-Office applicatie worden opgeslagen in het digitaal personeelsdossier.
Geen zoekgeraakte documenten.
Tijdrovende bezigheden als kopiëren, gaatjes prikken en het opbergen van de documenten in ordners behoort tot de verleden tijd.
De digitale personeelsdossiers zijn overal en altijd in te zien.(voor medewerkers die uiteraard daartoe geautoriseerd zijn)
Binnen het digitaal dossier kunnen documenten gezocht worden op basis van bijvoorbeeld personeelsnummer, naam, afdeling, geboortejaar etc. en waar mogelijk op de volledige inhoud van de documenten.
De authenticiteit en integriteit van de personeelsdossier wordt gegarandeerd.
Het digitaal personeelsarchief is naar eigen wens in te delen op basis van de “digitaal personeelsarchief template”
Het digitale personeelsdossier kan gekoppeld worden met uw bestaande HR-toepassingen waardoor documenten middels een document viewer vanuit de HR-toepassing ingezien kunnen worden.
Er kan eenvoudig voldaan worden aan de wettelijke bewaartermijn voor personeelsadministraties, tevens is systeem is voorzien van automatische signalering rapportage.
Het digitaal personeelsarchief is geschikt voor sollicitanten, werknemers, pensionarissen en uitdienst getreden medewerkers.

Interesse?

Wilt u met StorageMinds van gedachten wisselen over hoe het digitaal personeelsarchief uw documentprocessen op de afdeling Personeelszaken of HRM kan optimaliseren?

Wenst u een demonstratie op maat met een eigen proefdossier?

Maak een afspraak via het contactformulier, door op afspraak te drukken. Uiteraard is het ook mogelijk eerst vrijblijvend meer informatie aan vragen, drukt u dan ook op de button.