De wet identificatie bij dienstverlening (WID) verplicht instellingen om voordat zij bepaalde in de wet vastgelegde diensten verlenen de identiteit van hun clienten of medewerkers vast te stellen. Een handeling die niet alleen tijd vraagt maar ook eisen aan uw informatie vastlegging en beheer omgeving stelt.

WID ook voor u?

De WID geldt voor de volgende instellingen:

• Banken, kredietinstellingen, verzekeraars, beleggingsinstellingen en creditcard maatschappijen;
• Effecten instellingen zoals commissionairs in effecten, vermogensbeheerders en remisiers;
• Beroeps- of bedrijfsmatig handelende verkopers en degenen die bemiddelen bij de verkoop van zaken van grote waarde;
• Casino's;
• Geldtransfer-kantoren;
• Onafhankelijke juridisch adviseurs, advocaten , notarissen en belastingadviseurs;
• Makelaars en bemiddelaars in onroerende zaken;
• Uitzendorganisaties.

Hoe stelt u de identiteit van uw client vast? De identiteit van natuurlijke personen stelt u vast aan de hand van een van de volgende documenten:

• een geldig reisdocument, dat wil zeggen paspoort of Europese reiskaart;
• een geldig Nederlands rijbewijs (geen rijbewijzen uit andere landen);
• een Nederlands document waarmee een vreemdeling zijn identiteit en verblijfsrechtelijke status kan aantonen.

Welke gegevens leg ik vast bij identificatie op grond van de Wet WID?
De gegevens die u moet vastleggen zijn:

• de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum, het adres en de woonplaats danwel vestigingsplaats van de client en eventuele vertegenwoordigers;
• de aard, het nummer en de datum en plaats van uitgifte van het document waarmee de identiteit is vastgesteld;
• de aard van de dienst;
• de omvang, aard, herkomst, bestemming en andere unieke kenmerken van de betrokken waarden of zaken.

Bewaarplicht De gegevens moet u op toegankelijke wijze bewaren voor een periode van in ieder geval vijf jaar.

Wat betekent dit voor U?
De uitvoering van bovengeschetste verplichting levert u op zijn minst meer werk op. Werk dat voor het verlenen van de dienst extra handelingen voor uw personeel met zich meebrengt. Handelingen die indien niet correct uitgevoerd verstrekkende gevolgen kunnen hebben en zelfs kunnen leiden tot aanzienlijke financiele boetes. Daarnaast stelt de documentvastlegging (digitaal kopie en de gegevens) en de bewaarplicht extra eisen aan uw informatie huishouding en de controleerbaarheid van de bij de uitvoering behorende processtappen.