De uitvoering van bovenstaande wetgeving zorgt er vooral voor dat de interne organisaties van organisaties en instellingen extra handelingen moeten uitvoeren. Handelingen die indien niet (of niet correct) uitgevoerd verstrekkende gevolgen kunnen hebben en zelfs kunnen leiden tot aanzienlijke boetes.
StorageMinds heeft een kant en klare oplossing ontwikkeld die op zorgvuldige wijze invulling geeft aan alle van toepassing zijnde wettelijke eisen en audit functies, "dummy-proof"is en een minimale inspanning van de medewerkers vereist.
Het proces voor het verwerken van de identiteitsbewijzen staat voor zowel de identificatieplicht werkgever als voor de Wet Identificatie Dienstverlening uit in iedergeval de volgende onderdelen:
- Registratie van werknemer of client:
- Scanning van het identiteitsbewijs (middels een scanner of multi functionele kopieermachine);
- Conversie van het gescande image naar het PDF-A formaat;
- Gegevens extractie vanuit het identiteitsbewijs en vastlegging daarvan;
- Indien gewenst een integratie met andere bedrijfsapplicaties als ERP, HRM, CRM;
- Digitale archivering van de gegevens (in een Enterprise Content Management systeem) met life-cycle management en audit functionaliteit.